7. Automações
Automações
Automações executam ações automaticamente quando algo acontece no sistema. Elas ajudam a manter processos consistentes
sem depender de alguém lembrar de executar uma macro ou fazer uma alteração manual.
Uma automação sempre combina três partes:
- Evento: o que aconteceu no sistema.
- Condições: regras que definem se a automação deve continuar.
- Ações: o que o sistema deve fazer quando as condições forem atendidas.
Quando usar automações
Use automações quando uma ação deve acontecer imediatamente após um evento.
Exemplos:
- Quando uma conversa é criada, atribuir ao setor correto.
- Quando uma mensagem contém uma palavra urgente, aumentar a prioridade.
- Quando um contato novo é criado, adicionar uma etiqueta.
- Quando uma empresa VIP é atualizada, criar uma tarefa para o responsável.
- Quando uma conversa é resolvida, enviar dados para outro sistema.
Como criar uma automação
1. Acesse Automações > Automação.
2. Clique em Nova automação.
3. Escolha o evento que inicia a regra.
4. Configure as condições.
5. Configure as ações.
6. Salve e ative a automação.
Depois de ativar, a regra passa a ser aplicada aos novos eventos que acontecerem no sistema.
Eventos
Eventos indicam quando a automação deve ser avaliada.
Conversas
- Conversa criada.
- Conversa atualizada.
- Conversa aberta.
- Conversa resolvida.
- Conversa atribuída.
- Conversa transferida de setor.
- Mensagem criada.
Use eventos de conversa para regras ligadas ao atendimento em tempo real.
Contatos
- Contato criado.
- Contato atualizado.
- Etiqueta adicionada ao contato.
- Etiqueta removida do contato.
Use eventos de contato para enriquecer cadastro, segmentar pessoas ou atualizar dados relacionados.
Empresas
- Empresa criada.
- Empresa atualizada.
- Etiqueta adicionada à empresa.
- Etiqueta removida da empresa.
- Empresa associada a contato.
- Empresa associada a empresa.
Use eventos de empresa para manter carteira, tarefas e histórico corporativo atualizados.
Condições
Condições definem quando a automação deve executar as ações. Elas funcionam como perguntas feitas ao sistema.
Exemplos:
- A conversa está no setor comercial?
- O contato possui a etiqueta vip?
- A empresa relacionada possui website preenchido?
- A mensagem contém a palavra cancelamento?
- O campo personalizado plano é igual a enterprise?
Grupos de condições
Você pode combinar condições usando:
- Todas as condições: a automação só executa se todas forem verdadeiras.
- Qualquer condição: a automação executa se pelo menos uma for verdadeira.
Use grupos para criar regras mais precisas. Por exemplo:
- Conversa está no setor Suporte.
- E contato possui etiqueta cliente-vip.
- E mensagem contém urgente.
Operadores comuns
Os operadores disponíveis dependem do tipo de campo.
Texto
- É igual a.
- É diferente de.
- Contém.
- Não contém.
- Começa com.
- Termina com.
- Está presente.
- Não está presente.
- Corresponde a regex, quando disponível.
Número
- É igual a.
- É diferente de.
- Maior que.
- Menor que.
- Maior ou igual a.
- Menor ou igual a.
Data
- Antes de.
- Depois de.
- Entre.
- Está presente.
- Não está presente.
Lista, etiqueta e seleção
- Contém.
- Não contém.
- É igual a.
- É diferente de.
- Possui pelo menos um dos valores.
- Possui todos os valores.
Condições envolvendo empresas, contatos e conversas
As automações podem avaliar dados relacionados ao evento principal.
Exemplos:
- Em um evento de conversa, verificar etiquetas do contato da conversa.
- Em um evento de conversa, verificar empresas relacionadas ao contato.
- Em um evento de contato, verificar empresas relacionadas ao contato.
- Em um evento de empresa, verificar contatos relacionados.
- Em um evento de empresa, verificar dados de conversas dos contatos relacionados, quando disponível.
Quando existem vários registros relacionados, escolha o modo de avaliação:
- Primeiro relacionado: avalia apenas o primeiro item encontrado.
- Pelo menos um relacionado: passa se qualquer item atender à condição.
- Todos os relacionados: passa somente se todos atenderem à condição.
- Relacionados filtrados: avalia apenas os itens que atendem a um filtro.
Ações
Ações são o que o sistema faz quando o evento acontece e as condições são atendidas.
Conversas
- Atribuir conversa.
- Alterar setor.
- Alterar status.
- Alterar prioridade.
- Adicionar ou remover etiquetas.
- Enviar mensagem.
- Adiar conversa.
Contatos
- Atualizar dados do contato.
- Adicionar ou remover etiquetas.
- Atualizar campos personalizados.
Empresas
- Criar empresa.
- Atualizar empresa.
- Adicionar ou remover etiquetas da empresa.
- Associar empresa ao contato.
- Associar empresa à conversa.
- Associar empresa a outra empresa.
- Criar tarefa na empresa.
- Concluir tarefa da empresa.
- Atualizar campos personalizados da empresa.
Tarefas
- Criar tarefa.
- Definir prazo.
- Atribuir responsável.
- Marcar tarefa como concluída, quando a ação permitir.
Integrações
- Enviar webhook.
- Enviar e-mail, quando disponível.
- Enviar transcrição, quando disponível.
- Executar macro, quando disponível.
Empresas como alvo de ações
Ao configurar ações de empresa, escolha qual empresa deve ser alterada.
Opções comuns:
- Empresa do evento: usada quando o evento já é de empresa.
- Primeira empresa relacionada ao contato.
- Todas as empresas relacionadas ao contato.
- Empresas filtradas por nome, website, etiqueta, responsável, setor ou campo personalizado.
- Empresa encontrada por regex, quando o campo permitir.
Essa escolha evita que a automação altere a empresa errada em contatos com múltiplos vínculos.
Variáveis do sistema
Algumas ações aceitam variáveis para usar dados do evento.
Exemplos de uso:
- Criar uma tarefa com o nome do contato.
- Enviar mensagem com o nome da empresa.
- Montar um webhook com dados da conversa.
- Atualizar um campo personalizado com uma informação recebida no atendimento.
Antes de ativar, teste a automação para confirmar se as variáveis estão sendo preenchidas como esperado.
Regex em automações
Regex pode ser usada em filtros de texto para encontrar padrões.
Casos comuns:
- Identificar domínios de e-mail.
- Localizar websites de uma região.
- Extrair padrões em campos personalizados.
- Filtrar empresas por nomes parecidos.
Use regex apenas quando uma condição simples não resolver. Condições simples são mais fáceis de entender e manter.
Exemplos de automações
Distribuir novas conversas por setor
Evento: conversa criada.
Condições:
- Canal é WhatsApp.
- Mensagem contém orçamento.
Ações:
- Alterar setor para Comercial.
- Atribuir conversa ao responsável comercial.
- Adicionar etiqueta oportunidade.
Priorizar atendimento urgente
Evento: mensagem criada.
Condições:
- Mensagem contém urgente, cancelar ou problema.
Ações:
- Alterar prioridade para alta.
- Adicionar etiqueta urgente.
- Criar tarefa para o responsável.
Marcar empresa VIP
Evento: empresa atualizada.
Condições:
- Campo personalizado plano é igual a enterprise.
Ações:
- Adicionar etiqueta vip.
- Criar tarefa de acompanhamento.
- Enviar webhook para o CRM.
Atualizar empresas relacionadas ao contato
Evento: contato atualizado.
Condições:
- Contato recebeu etiqueta cliente-novo.
Ações:
- Atualizar todas as empresas relacionadas.
- Adicionar etiqueta cliente-novo.
- Definir responsável comercial.
Como testar uma automação
1. Crie um registro de teste.
2. Configure a automação com condições simples.
3. Execute o evento manualmente, como criar uma conversa ou atualizar uma empresa.
4. Verifique se as ações foram aplicadas.
5. Revise histórico, tarefas, etiquetas e dados relacionados.
6. Só então amplie a regra para o cenário real.
Boas práticas
- Dê nomes claros às automações.
- Comece com poucas condições.
- Evite regras duplicadas para o mesmo evento.
- Use filtros específicos para ações em empresas relacionadas.
- Documente regras críticas para a equipe.
- Revise automações sempre que mudar o processo de atendimento.
- Cuidado com automações que enviam mensagens automaticamente.
Perguntas frequentes
Automação executa em registros antigos?
Não. Ela executa quando o evento configurado acontece após a regra estar ativa.
Posso criar automação sem condição?
Sim, mas a ação será executada sempre que o evento acontecer. Use com cuidado.
O que acontece se uma automação não encontrar uma empresa relacionada?
A ação de empresa não será aplicada. As demais ações podem continuar, dependendo da configuração.
Posso usar automação para substituir macro?
Depende. Se a ação deve acontecer sempre, use automação. Se precisa de decisão humana, use macro.
Posso usar automações com webhooks?
Sim. Webhooks são úteis para enviar dados para CRM, BI, ERP ou sistemas internos.
