Macros

Macros são sequências de ações que o atendente executa manualmente para acelerar tarefas repetitivas. Elas ajudam a padronizar atendimentos, reduzir cliques e garantir que processos importantes sejam feitos sempre da mesma forma.

Quando usar macros

Use macros quando a decisão de executar a ação ainda depende de uma pessoa. Por exemplo:

• Encerrar uma conversa com uma mensagem padrão.

• Transferir um atendimento para outro responsável ou setor.

• Criar uma tarefa de acompanhamento.

• Adicionar etiquetas em um contato, conversa ou empresa.

• Atualizar uma empresa relacionada ao contato atendido.

• Enviar dados para outro sistema por webhook.

Se a ação deve acontecer sozinha quando algo ocorrer no sistema, use uma automação. Se a ação deve rodar em horários programados, use uma rotina.

Como criar uma macro

1. Acesse Automações > Macros.

2. Clique em Nova macro.

3. Defina o nome da macro. Escolha um nome claro, como Encerrar atendimento comercial ou Criar follow-up de proposta.

4. Escolha a visibilidade:

   • Pública: qualquer atendente da conta pode usar.

   • Privada: apenas você pode usar.

5. Adicione as ações que a macro deve executar.

6. Salve a macro.

As ações são executadas na ordem em que aparecem no fluxo. Se a ordem for importante, organize a macro antes de salvar.

Como executar uma macro

Normalmente a macro é executada a partir da conversa ou do local onde a equipe está trabalhando. Ao executar, o sistema aplica todas as ações configuradas na sequência.

Antes de usar uma macro em produção, teste em um atendimento interno ou em um registro de teste para confirmar se ela faz exatamente o que você espera.

Ações disponíveis

As ações podem variar conforme as permissões da conta, mas normalmente incluem:

Conversas

• Atribuir conversa a um atendente.

• Alterar setor da conversa.

• Alterar status da conversa.

• Alterar prioridade.

• Silenciar ou adiar conversa.

• Enviar mensagem.

• Adicionar ou remover etiquetas.

Contatos

• Atualizar campos do contato.

• Adicionar ou remover etiquetas.

• Atualizar campos personalizados.

Empresas

• Criar empresa.

• Atualizar empresa relacionada.

• Adicionar etiqueta à empresa.

• Remover etiqueta da empresa.

• Atribuir tarefa à empresa.

• Concluir tarefa da empresa.

• Associar empresa à conversa, ao contato ou a outra empresa.

• Atualizar campos personalizados da empresa.

Tarefas

• Criar tarefa.

• Atribuir tarefa a um responsável.

• Definir prazo.

• Concluir tarefas relacionadas, quando a ação permitir.

Integrações

• Enviar webhook.

• Acionar integrações configuradas.

• Executar outra macro, quando disponível.

Empresas em macros

Quando uma macro usa empresas, é importante escolher qual empresa será afetada. Em muitos casos, a conversa possui um contato, e esse contato pode ter uma ou mais empresas relacionadas.

As opções mais comuns são:

• Primeira empresa relacionada: aplica a ação somente na primeira empresa encontrada.

• Todas as empresas relacionadas: aplica a ação em todas as empresas ligadas ao contato.

• Empresa específica: aplica a ação em uma empresa escolhida manualmente.

• Empresas filtradas: aplica a ação em empresas que atendem a um filtro, como nome, website, etiqueta, setor ou responsável.

Use todas as empresas relacionadas apenas quando a ação realmente deve afetar todas elas. Para evitar alterações indevidas, prefira filtros quando houver mais de uma empresa possível.

Variáveis do sistema

Alguns campos aceitam variáveis para preencher valores automaticamente com dados do atendimento. Exemplos comuns:

• Nome do contato.

• Telefone do contato.

• E-mail do contato.

• Nome da empresa.

• Website da empresa.

• Identificador da conversa.

• Nome do atendente.

As variáveis ajudam a criar mensagens, tarefas e atualizações mais dinâmicas. Por exemplo, uma tarefa pode usar o nome da empresa no título ou uma mensagem pode citar o nome do contato.

Uso de regex

Alguns filtros de texto permitem usar regex para encontrar padrões mais flexíveis. Isso é útil quando você precisa localizar empresas, contatos ou valores com variações de escrita.

Exemplos:

• Encontrar websites que terminam com .com.br.

• Encontrar nomes que começam com XPTO.

• Encontrar campos personalizados que seguem um formato específico.

Use regex com cuidado. Um filtro amplo demais pode afetar registros que não deveriam ser alterados.

Exemplos de uso

Encerrar atendimento

Objetivo: padronizar o encerramento de conversas resolvidas.

Ações sugeridas:

1. Enviar mensagem de encerramento.

2. Adicionar etiqueta resolvido.

3. Alterar status da conversa para resolvida.

4. Criar tarefa de retorno, se necessário.

Enviar atendimento para o comercial

Objetivo: encaminhar oportunidades para o time correto.

Ações sugeridas:

1. Alterar setor para Comercial.

2. Atribuir conversa ao responsável do setor.

3. Adicionar etiqueta oportunidade.

4. Atualizar a empresa relacionada com o setor comercial.

Criar follow-up de empresa

Objetivo: lembrar a equipe de retornar contato com uma empresa.

Ações sugeridas:

1. Criar tarefa na primeira empresa relacionada.

2. Definir prazo para os próximos dias.

3. Atribuir a tarefa ao atendente atual.

4. Adicionar etiqueta follow-up.

Atualizar empresas relacionadas

Objetivo: marcar empresas de contatos que entraram por uma campanha.

Ações sugeridas:

1. Filtrar empresas relacionadas por website ou etiqueta.

2. Adicionar etiqueta campanha-junho.

3. Atualizar campo personalizado de origem.

Boas práticas

• Use nomes claros e objetivos.

• Mantenha macros pequenas e fáceis de revisar.

• Evite ações destrutivas sem necessidade.

• Teste a macro antes de disponibilizar para toda a equipe.

• Revise macros públicas periodicamente.

• Prefira filtros específicos quando a macro alterar empresas relacionadas.

Perguntas frequentes

Macro roda automaticamente?

Não. Macros são executadas manualmente por um usuário. Para execução automática, use automações ou rotinas.

Posso usar macro em qualquer conversa?

Depende das permissões do usuário e do contexto da macro. Algumas ações exigem conversa, contato ou empresa relacionada.

Posso criar uma macro privada?

Sim. Macros privadas ficam disponíveis somente para o usuário que criou.

O que acontece se a macro não encontrar uma empresa relacionada?

A ação que depende da empresa não será aplicada. As demais ações da macro podem continuar, dependendo da configuração.

Macros alteram histórico?

Sim. As alterações feitas pela macro podem aparecer no histórico dos registros afetados, como conversa, contato ou empresa.