Rotinas
Rotinas são regras agendadas que verificam registros periodicamente e executam ações em lote. Elas são úteis para revisar conversas, contatos e empresas sem depender de uma ação manual ou de um evento imediato.
Enquanto automações reagem a algo que acabou de acontecer, rotinas trabalham em ciclos programados.
Quando usar rotinas
Use rotinas quando você precisa verificar registros de tempos em tempos.
Exemplos:
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Encontrar conversas abertas há muito tempo.
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Criar tarefas para empresas sem atividade recente.
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Marcar contatos sem e-mail preenchido.
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Enviar lembretes para responsáveis.
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Atualizar etiquetas de empresas com tarefas vencidas.
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Acionar webhooks de auditoria ou integração.
Como criar uma rotina
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Acesse Automações > Rotinas.
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Clique em Nova rotina.
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Defina um nome claro.
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Escolha quando a rotina deve rodar.
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Escolha o escopo da rotina.
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Configure as condições.
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Configure as ações.
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Salve e ative a rotina.
Frequência de execução
A rotina pode ser configurada para rodar em intervalos como:
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Diariamente.
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Semanalmente.
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Mensalmente.
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Anualmente.
Escolha a frequência conforme o objetivo. Rotinas que alteram muitos registros devem ser configuradas com cuidado.
Escopo
O escopo define quais registros a rotina vai procurar.
Conversas
Use quando a rotina precisa analisar atendimentos.
Exemplos:
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Conversas abertas há mais de 24 horas.
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Conversas sem resposta do atendente.
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Conversas resolvidas que precisam de pesquisa de satisfação.
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Conversas de um setor específico.
Contatos
Use quando a rotina precisa revisar cadastros de pessoas.
Exemplos:
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Contatos sem e-mail.
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Contatos sem empresa relacionada.
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Contatos com etiqueta específica.
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Contatos sem atualização recente.
Empresas
Use quando a rotina precisa revisar cadastros, carteira ou relacionamento com empresas.
Exemplos:
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Empresas sem responsável.
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Empresas sem website.
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Empresas sem atividade recente.
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Empresas com tarefa vencida.
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Empresas com etiqueta
vip.
Condições
Condições definem quais registros encontrados pela rotina devem receber ações.
Exemplos:
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Empresa não possui responsável.
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Conversa está aberta há mais de 2 dias.
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Contato não possui e-mail.
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Empresa possui etiqueta
cliente-vip. -
Tarefa relacionada está vencida.
Grupos de condições
Você pode combinar condições usando:
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Todas as condições: a rotina só age no registro se todas forem verdadeiras.
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Qualquer condição: a rotina age no registro se pelo menos uma for verdadeira.
Use grupos para evitar que a rotina altere registros errados.
Operadores comuns
Texto
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É igual a.
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É diferente de.
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Contém.
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Não contém.
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Começa com.
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Termina com.
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Está presente.
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Não está presente.
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Corresponde a regex, quando disponível.
Número
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É igual a.
-
É diferente de.
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Maior que.
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Menor que.
-
Maior ou igual a.
-
Menor ou igual a.
Data
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Antes de.
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Depois de.
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Entre.
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Há mais de.
-
Há menos de.
-
Está presente.
-
Não está presente.
Etiquetas e listas
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Possui etiqueta.
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Não possui etiqueta.
-
Possui qualquer uma das etiquetas.
-
Possui todas as etiquetas.
Dados relacionados
Uma rotina pode usar dados relacionados ao escopo escolhido.
Exemplos:
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Em uma rotina de conversa, verificar dados do contato da conversa.
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Em uma rotina de conversa, verificar empresas relacionadas ao contato.
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Em uma rotina de contato, verificar empresas relacionadas.
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Em uma rotina de empresa, verificar contatos relacionados.
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Em uma rotina de empresa, verificar tarefas relacionadas.
Quando houver mais de um registro relacionado, escolha como a condição deve ser aplicada:
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Primeiro relacionado.
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Pelo menos um relacionado.
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Todos os relacionados.
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Relacionados filtrados.
Ações
As ações definem o que a rotina faz com os registros encontrados.
Conversas
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Atribuir conversa.
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Alterar setor.
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Alterar status.
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Alterar prioridade.
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Adicionar ou remover etiquetas.
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Enviar mensagem, quando permitido pelo canal.
Contatos
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Atualizar dados do contato.
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Adicionar ou remover etiquetas.
-
Atualizar campos personalizados.
Empresas
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Atualizar empresa.
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Adicionar ou remover etiquetas.
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Criar tarefa na empresa.
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Concluir tarefa da empresa.
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Associar empresa ao contato, conversa ou outra empresa.
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Atualizar campos personalizados.
Tarefas
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Criar tarefa.
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Atribuir responsável.
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Definir prazo.
-
Concluir tarefa.
Integrações
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Enviar webhook.
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Executar macro, quando disponível.
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Enviar dados para sistemas externos.
Empresas como alvo de ações
Em rotinas, ações de empresa podem afetar:
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A empresa do próprio escopo, quando a rotina é de empresas.
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A primeira empresa relacionada ao contato.
-
Todas as empresas relacionadas ao contato.
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Empresas relacionadas que atendem a filtros.
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Empresas encontradas por regex, quando disponível.
Prefira filtros quando houver risco de afetar empresas incorretas.
Variáveis do sistema
Rotinas podem usar variáveis para preencher mensagens, tarefas, webhooks e campos personalizados.
Exemplos:
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Nome da empresa.
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Nome do contato.
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Responsável atual.
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Setor.
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Data de criação.
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Data da última atividade.
Variáveis são úteis para criar tarefas e registros com contexto.
Regex em rotinas
Regex permite encontrar padrões em campos de texto.
Casos comuns:
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Encontrar empresas por padrão de nome.
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Filtrar websites por domínio.
-
Validar campos personalizados com formato esperado.
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Identificar contatos com e-mails de determinado domínio.
Use regex com cuidado e teste antes de ativar a rotina.
Exemplos de rotinas
Conversas abertas há muito tempo
Escopo: conversas.
Condições:
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Status é aberto.
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Última atividade há mais de 24 horas.
Ações:
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Aumentar prioridade.
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Criar tarefa para o responsável.
-
Adicionar etiqueta
sem-retorno.
Contatos sem empresa
Escopo: contatos.
Condições:
-
Contato não possui empresa relacionada.
-
Contato foi criado há mais de 7 dias.
Ações:
-
Criar tarefa para revisar cadastro.
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Adicionar etiqueta
cadastro-incompleto.
Empresas sem atividade recente
Escopo: empresas.
Condições:
-
Última atividade há mais de 30 dias.
-
Empresa possui responsável.
Ações:
-
Criar tarefa de follow-up.
-
Adicionar etiqueta
reativar.
Empresas VIP com tarefa vencida
Escopo: empresas.
Condições:
-
Empresa possui etiqueta
vip. -
Existe tarefa relacionada vencida.
Ações:
-
Criar tarefa para o responsável.
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Enviar webhook para o CRM.
Como testar uma rotina
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Crie registros de teste que atendam às condições.
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Configure a rotina com poucas ações.
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Execute em ambiente controlado, quando possível.
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Verifique quais registros foram alterados.
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Confirme histórico, etiquetas, tarefas e webhooks.
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Só depois aplique em massa.
Boas práticas
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Use nomes claros.
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Comece com filtros restritos.
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Evite ações que enviam mensagens em massa sem revisão.
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Teste com poucos registros.
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Revise rotinas ativas periodicamente.
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Documente rotinas críticas para a equipe.
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Evite duplicar rotinas com o mesmo objetivo.
Perguntas frequentes
Rotina executa imediatamente ao salvar?
Depende da configuração. Normalmente ela executa no próximo horário programado.
Posso usar rotina para substituir automação?
Não é o ideal. Use automação para reagir a eventos imediatos. Use rotina para revisões periódicas.
Rotina pode alterar muitos registros?
Sim. Por isso é importante usar condições específicas e testar antes.
Rotina pode enviar webhook?
Sim. Webhooks são úteis para auditoria, sincronização com CRM, BI ou outros sistemas.
O que acontece se uma ação não encontrar empresa relacionada?
A ação de empresa não será aplicada naquele registro. As outras ações podem continuar, dependendo da configuração.